martes, 16 de febrero de 2010

2. DEPARTAMENTO DE RELACIONES PUBLICAS

2. DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN Y RELACIONES PÚBLICAS
2.1 Conceptos de comunicación y relaciones públicas
2.1.1 Objetivo del departamento
2.1.2 Organigrama

2.1.3 Descripción de puestos
2.2 Funciones del departamento


2.1 CONCEPTOS DE COMUNICACIÓN Y RELACIONES PÚBLICAS

Se llama relaciones públicas a la disciplina encargada de gestionar la comunicación entre una organización y un mapa de públicos clave para construir, administrar y mantener su imagen positiva. Es una disciplina planificada y deliberada que se lleva a cabo de modo estratégico.

No sólo va dirigida a su público (tanto interno como externo) sino que también escucha y atiende sus necesidades, favoreciendo así la mutua comprensión, y permitiendo que se use como una potente ventaja competitiva a la hora de pretender un posicionamiento. Esta disciplina se vale de la publicidad, la información y la promoción no pagada para realizar su cometido.


2.1.1 Objetivo del departamento

El departamento de Relaciones Publicas tiene como objetivo central la gestión de la imagen institucional que se proyecta hacia el exterior e interior del hotel.


2.1.2 Organigrama del departamento





2.1.4 Descripción de Puestos

GERENTE DE RELACIONES PÚBLICAS

FUNCIÓNES INTERNAS:
-Encargados del manejo de la mesa de hospitalidad
-Organizar los cócteles, desfiles de modas, concursos de belleza
-Atención a huéspedes importantes (VIP)
-Tomar fotografías a huéspedes importantes para la prensa, los periódicos locales de los huéspedes o los de la ciudad, y así mantener constante la promoción del hotel
-Se encarga de vigilar los detalles de cortesía para huéspedes distinguidos como:
-La transportación
-Enviarles flores
-Ponerle chocolates en su transportación al aeropuerto
-Información especial acerca de la ciudad

FUNCIÓNES EXTERNAS:
-Organizar y asistir a las fiestas de beneficencia
-Buenas relaciones con las damas hoteleras para la publicidad del hotel
-Patrocinio de actividades en eventos como el carnaval para la publicidad del hotel
-Participar en congresos y seminarios
-Buena relación con:
-Líneas Aéreas
-Agencias de Viajes
-El Gobierno, etc.
-Se encarga de mantener las buenas relaciones con los demás hoteles, agencias de viajes, etc.
-Es la persona de enfrentar cualquier problema en el hotel, ya que es el representante.
-Es el encargado de promover el hotel con las agencias de viajes.
-Es el encargado de mantener en alto el nombre del hotel.
-Es el representante del hotel en los eventos sociales.


ASISTENTE DE GERENTE DE RELACIONES PÚBLICAS

FUNCIONES:
-Darle seguimiento a la agenda del Gerente de Relaciones Públicas
-Verificar que la habitación cumpla con los estándares de VIP:
-La transportación
-Dar la bienvenida a huéspedes VIP
-Tener el historial de los huéspedes repetitivos y darle seguimiento.
-Coordina la transportación de Tours Incluidos de los huéspedes.


ATENCION A HUESPEDES VIP

FUNCIONES:
Tomar reservaciones de Tours Incluidos
Realizar reservaciones de restaurantes de especialidades.
Distribución y conteo de los cuestionarios de evaluación del servicio (Bueno, Regular y Malo)
En caso de accidente del huésped acompañan al Medico para la traducción.
Informa a los huéspedes de los lugares aledaños al hotel como:
-Parque Ecológicos
-Nados con delfines
-Centros Arqueológicos



2.2 FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO

La función del departamento se centra en los siguientes aspectos:

Gestión de las comunicaciones externas: Toda institución debe darse a conocer a sí misma y a su accionariado. Esto se logra a través de la vinculación con otras instituciones, tanto industriales como financieras, gubernamentales y medios de comunicación.

Funciones humanísticas: Resulta fundamental que la información que se transmita sea siempre veraz, ya que la confianza del público es la que permite el crecimiento institucional.

Análisis y comprensión de la opinión pública: Es esencial comprender a la opinión pública que se tiene sobre nosotros para poder luego actuar sobre ella.

Intercambio con otras áreas dentro de la comunicación: Estas pueden ser la publicidad o el marketing. Si bien estas últimas tienen fines netamente comerciales, debe existir una coherencia entre los mensajes emitidos por unas y por otras para así colaborar a alcanzar los fines institucionales.

Las herramientas de las que se valen las relaciones públicas para cumplir con sus objetivos y funciones son muchas y diversas:

•La organización de eventos
•El lobbying
•Planes de responsabilidad social
•Relaciones con los medios de comunicación
•Diarios: permite a la organización acceder al público general.
•Revistas: permite acceder a públicos más y mejor segmentados.
•Radio: permite transmitir información instantáneamente las 24 horas del día.
•Televisión: Otorga gran notoriedad a la institución.
•Internet: Se puede trabajar sobre el sitio web institucional o con la versión en línea de diversos medios.

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